Com preparar una sala de reunions
Des d’Espai114 podem ajudar-te a que les teves reunions transcorrin d’una manera més fluida i que siguin tot un èxit. En aquesta entrada et donarem uns consells perquè sigui així, agafa els que necessitis i adápta’ls a la teva reunió!
PREPARACIÓ DE LA SALA
Per això hem de saber quin tipus de reunió donarem: una reunió informativa, formativa, comercial, per tancar un acord, creativa o per a generar idees…
Segons sigui d’un tipus o d’un altre, organitzarem La Sala de la manera més òptima possible. A més, necessitarem conèixer el nombre d’assistents per ordenar la sala amb més precisió i haurem de saber quin material es necessita: ordinadors, pissarra, projector, altaveus, etc.
- Si es tracta d’una reunió de negocis, tancament d’acord, etc. Podem col·locar una taula allargada.
- Si es tracta d’una reunió en la qual es mostrarà un nou producte o servei, o es farà un seguiment de l’organització, una sessió de formació… per a aquest tipus de reunions el millor és el format aula. El millor seria utilitzar cadires amb pala, amb una bona visió de la persona que comunica i amb l’espai per prendre apunts.
- Si serà un discurs o una reunió informativa, o fins i tot una formació, també podem optar per format amfiteatre, en el qual el ponent està situat al centre i pot moure’s cap a la pantalla on projecta i cap als assistents. A més, com els assistents es poden veure hi ha més interacció.
PREPARACIÓ DEL PONENT
Aquest és un punt que depèn íntegrament de l’empresa que presentarà la reunió. És molt important per a que la conferència sigui un èxit dins del temps establert i que es desenvolupi amb total fluïdesa.
No en tot tipus de reunions es dona el cas, però en la majoria podem enviar a la convocatòria de cita els punts a tractar, qui els exposarà i el temps que cadascún dedicarà.
MÉS OPCIONS PER TENIR EN COMPTE
Si es tractarà d’una reunió important com una reunió de negocis, tancament de venda… s’han de tenir en compte altres aspectes de la sala.
Recepció
És un punt a favor si hi ha una recepció on acollir els assistents. Si és agradable, lluminosa i amb alguns seients on esperar, millor.
Material d’oficina i mitjans tècnics
Cal assegurar-se que l’espai està dotat dels mitjans tècnics necessaris, com ara endolls per connectar l’ordinador, projector, pissarra, internet per fibra, punter, paper i bolígrafs per prendre notes per a cada assistent, i si són amb la imatge corporativa millor, perquè recordin el nostre espai i tornin.
Climatització
La sala ha de disposar d’un sistema de climatització perquè els assistents se sentin còmodes. Cal que hi hagi una temperatura agradable, ni molt fred ni molta calor.
Càtering o begudes
S’agraeix que hi hagi alguna cosa per menjar perquè els assistents puguin atendre al 100% i no tinguin gana o sed.
Un petit càtering pot ajudar els assistents perquè estiguin més relaxats i la reunió transcorri sense més distraccions.
El correcte seria fixar un horari i que la gent el conegui per la convocatòria de cita, quan es faran les pauses i si hi haurà càtering.
Si la reunió no ha de durar tot el matí, pot ser que estigui bé, per exemple, fer un petit esmorzar abans de començar. Si, en canvi, es preveu més llarga i que duri fins al migdia, seria més convenient fer una pausa al mig de la reunió.
Si no ens plantegem la comanda d’un càtering, podem oferir begudes, com ara aigua, infusions, tes o cafès.
A Espai114 podràs llogar per hores la sala per a realitzar les teves reunions. La preparem amb cura i a la teva mesura perquè totes les vostres forces estiguin enfocades en la vostra empresa i clients.
Som el Business Center de Badalona, per donar visibilitat i possibilitats al teu negoci.
A Espai114 junts formamem un equip; volem inspirar-te i acompanyar-te.
