Cómo preparar una sala de reuniones

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Desde Espai114 podemos ayudarte a que tus reuniones transcurran de una manera más fluida y que sea todo un éxito. En esta entrada te vamos a dar unos consejos para que pueda ser así. Toma los que necesites y ¡Adáptalos a tu reunión!

 

PREPARACIÓN DE LA SALA

Para esto debemos saber qué tipo de reunión vamos a dar: una reunión informativa, formativa, para llegar a un acuerdo, comercial, cerrar un acuerdo, creativa o para generar ideas…

Según sea de un tipo o de otro organizaremos La Sala de la forma más óptima posible. Además deberemos saber el número de asistentes para ordenar de una manera más precisa la sala y deberemos saber qué material se necesita, ordenadores, pizarra, proyector, altavoces, etc.

  • Si es una reunión comercial, de cierre de acuerdo, etc. Podemos colocar una mesa alargada.
  • Si se trata de una reunión en la que se va a mostrar un nuevo producto o servicio, hacer seguimiento de la organización, una sesión formativa… para este tipo de reuniones lo mejor es el formato aula. Lo mejor sería utilizar sillas con pala, con una buena visión de la persona que informa y con espacio para tomar notas.
  • Si será un discurso o una sesión informativa, o incluso también una formación, también podemos optar por formato anfiteatro, en las que el orador está situado en el centro y puede moverse hacia la pantalla dónde proyecta y hacia los asistentes. Además como los asistentes se pueden ver hay más interacción.

 

PREPARACIÓN DEL PONENTE

Este es un punto que depende totalmente de la empresa que expondrá la reunión. Es muy importante para que la conferencia sea un éxito dentro del tiempo establecido y que se desarrolle con total fluidez.

No en todos los tipos de reuniones se da el caso, pero en la mayoría podemos enviar en la convocatoria de cita los puntos a tratar, quién expondrá y el tiempo que cada uno dedicará.

 

MÁS OPCIONES A TENER EN CUENTA

Si será una reunión importante como una reunión de negocios, el cierre de venta… hay que tener en cuenta otros aspectos de la sala.

 

Recepción

Es un punto a favor si hay una recepción dónde dar la bienvenida a los asistentes. Si es  agradable, luminosa y con algunos asientos dónde poder esperar, mejor.

 

Material de oficina y medios técnicos

Hay que garantizar que la sala está acondicionada con los medios técnicos necesarios, como enchufes para conectar el ordenador, proyector, pizarra, internet por fibra, puntero, papel y bolígrafos para tomar notas, para cada asistente, y si son con la imagen corporativa mejor, para que recuerden nuestro espacio y vuelvan.

 

Climatización

La sala debe tener un sistema de climatización para que las personas asistentes se sientan confortables. Es necesario que haya una temperatura agradable, ni mucho frío ni mucho calor.

 

Cátering o bebidas

Se agradece que haya algo de comer para que los asistentes puedan atender al 100% y no tengan hambre ni sed.

Un pequeño catering puede ayudar a que los asistentes estén más relajados y la reunión transcurra sin más distracciones.

Lo correcto sería marcar un horario y que las personas lo conozcan por la convocatoria de cita, cuándo se harán las pausas y si habrá catering.

Si la reunión no durará toda la mañana podría estar bien, por ejemplo, hacer un pequeño desayuno antes de empezar. Si en cambio se prevé larga y será hasta el mediodía sería más conveniente hacer una pausa en medio de la reunión.

Si no nos planteamos pedir un catering podemos ofrecer bebidas, como agua fresca, infusiones, tés o cafés.

 

 

En Espai114 puedes alquilar por horas La Sala para celebrar tus reuniones. La prepararemos con mimo y a vuestra medida para que todas vuestras fuerzas estén enfocadas en vuestra empresa y clientes.

 

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En Espai114 juntos formamos un equipo; Queremos inspirarte y acompañarte.

 

Los errores más comunes a la hora de emprender

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Creo que todos sabemos que emprender no es una tarea sencilla. Queremos emprender un proyecto, mostrarlo al público y que este tenga una buena recepción, pero ponerlo en marcha supone cometer errores, y aprender de ellos.

En este post queremos informarte de algunos de los errores más comunes a la hora de emprender.

 

1. No realizar un Plan de Negocio: Efectivamente, hay que tener ciertos conocimientos y herramientas para realizar correctamente un Plan de Negocio. Pero su importancia es tanta, que no puedes eludir este paso inicial. Deberás tener bien claro de qué fondos dispones para poner en marcha el negocio y de dónde los vas a obtener. También qué gastos vas a afrontar. Harás una previsión de ingresos y gastos que va a ser reveladora. ¡Es un gran ejercicio!

Si quieres que te enviemos un modelo de Plan de Negocio, escríbenos aquí: Quiero un Business Plan

2. Falta de visión a largo plazo: A la hora de iniciar un proyecto tenemos que tener en cuenta muchas cosas, y una de las más importantes es tener una previsión a corto y a largo plazo. ¿Las necesidades de la población se verán modificadas, o serán las mismas? ¿De aquí a 2 o 3 años el mercado será él mismo? ¿El producto o servicio que ofrezco seguirá siendo viable? Tener visión empresarial a largo plazo puede evitar que el lanzamiento de tu producto fracase.

3. Falta de comunicación: La comunicación es básica, y a la hora de ofrecer un producto debemos de saber comunicar y proyectar lo que queremos de este producto. Los clientes han de saber en todo momento que representas y que te diferencia de la gran competencia. La diferenciación es un punto clave para tener éxito.

4. Falta de liderazgo: Detrás de una empresa tiene que haber una persona capaz de dirigirla hacia el buen camino. Esta persona ha de ser un líder, y tiene que saber comunicar, además de tener una serie de conocimientos que ayuden al desarrollo del producto. Ha de ser perseverante, constante y tener buena actitud a la hora de afrontar nuevos retos y superar situaciones difíciles.

5. No aprender de nuestros errores. Es un error muy común, todos lo cometemos, y esto no es sinónimo de fracaso, todo lo contrario, nos brindará la oportunidad de aprender a hacer las cosas correctamente. No hay que rendirse fácilmente, se han de afrontar los problemas, y sobre todo, aprender de los errores y no volver a repetirlos.

Son varios los motivos por los cuales puede fracasar un emprendedor, pero la falta de comunicación, de liderazgo, el no tener en cuenta lo que puede suceder a largo plazo o no aprender de los errores son algunos de los errores más comunes. Si quieres que tu idea de negocio prospere, ten muy en cuenta lo explicado en este post.

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Cómo ampliar tus instalaciones sin hacer obras

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Normalmente, cuando iniciamos un negocio, no tenemos espacio para tener una sala de reuniones o una en condiciones para poder hacer presentaciones de nuevos servicios o productos a nuestros clientes. No disponemos de facilidades para ofrecer cursos de formación para nuestros empleados ni para organizar convenciones de colaboradores o proveedores. Si nos encontramos en cualquiera de estos casos, no es necesario considerar hacer obras o buscar un nuevo local más grande con la incomodidad que eso nos supondría.

 

Cuando tenemos la necesidad de convocar una reunión y no tenemos dónde hacerlo, existe la posibilidad de alquilar una sala en otro lugar, que puede estar cerca de nuestro negocio o en un lugar determinado. La mejor opción es alquilarlo en un establecimiento diseñado específicamente para este uso. De esta manera será más fácil que el espacio esté equipado con todo lo que podamos necesitar: muebles, conexión a Internet, proyector, sistema de sonido, multimedia y mucho más.

Además, muchas de estas salas son modulables variando su disposición según nuestras necesidades en todo momento, siendo habitual que puedan adaptarse a diferentes propósitos: sala de reuniones, entrenamientos, talleres, exposiciones, etc.

 

En Espai114 te ofrecemos La Sala, nuestro espacio en Badalona, versátil y diáfano, diseñado especialmente para lograr diferentes funciones y adaptarse a los cambios y a todo tipo de necesidades. Está listo para acoger todo tipo de encuentros como reuniones, afterworks, conferencias, cursos, formación, eventos…

Además, te ofrecemos dos opciones; Alquilar sólo la sala privada o alquilar todo el espacio (dos plantas). Pídenos más información a través del formulario que encontrarás aquí.

 

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El networking para el éxito de tu negocio

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El anglicismo “networking” es un veterano conocido en el mundo de los negocios. Se la considera una de las mejores estrategias para ampliar tu red de contactos, sobre todo si eres un emprendedor. El objetivo de esta técnica es, sobre todo, conectar con gente que necesita lo que ofreces o que te pueda recomendar a aquellos posibles interesados en tu negocio, ya que siempre es preferible generar relaciones profesionales a través de alguien de confianza.

 

Los inicios suelen ser complicados, pero uno de los factores más importantes a la hora de alcanzar el excito es contar los recursos adecuados. El networking puede ser una de las claves para que eso no sea un problema, ayudando a crear relaciones profesionales sólidas y beneficiosas para ambas partes. De esta manera, aparte de dar a conocer el negocio o servicio, también puede ser un gran impulso para tu empresa y para su desarrollo.

 

¿Cómo hacer Networking?

 

Hay muchas maneras en las que puedes dar a conocer tu producto o servicio: Uno de los sitios más beneficiosos para hacer networking es en los eventos. Son un lugar ideal para recibir un feedback de lo que la gente percibe de tu negocio y, desde luego, poder conocer a aquellos que estén interesados en la posibilidad de unirse a tu equipo, de convertirse en tus clientes, en tus proveedores o incluso de formar una nueva sinergia profesional.

 

Otra de las formas, que últimamente está muy en alza, es haciendo coworking. Compartir un espacio de trabajo, como los que tenemos en Espai114, donde emprendedores y profesionales desarrollan su actividad, puede aportar muchas ventajas. Una de ellas es el intercambio de información o la ayuda que puedes recibir de los que te rodean, consiguiendo diferentes aportaciones y conocimientos de cada uno y también, por qué no, encontrar clientes.

 

Por último, otra vía es a través de las redes sociales. Linkedin es una de las grandes plataformas en la actualidad que está ayudando a muchos trabajadores y empresas a conocer, contratar y recomendar a otras personas. Es perfecta para mantener contactos de tu interés y conectar con ellos para tus proyectos.

 

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