Cómo preparar una sala de reuniones
Desde Espai114 podemos ayudarte a que tus reuniones transcurran de una manera más fluida y que sea todo un éxito. En esta entrada te vamos a dar unos consejos para que pueda ser así. Toma los que necesites y ¡Adáptalos a tu reunión!
PREPARACIÓN DE LA SALA
Para esto debemos saber qué tipo de reunión vamos a dar: una reunión informativa, formativa, para llegar a un acuerdo, comercial, cerrar un acuerdo, creativa o para generar ideas…
Según sea de un tipo o de otro organizaremos La Sala de la forma más óptima posible. Además deberemos saber el número de asistentes para ordenar de una manera más precisa la sala y deberemos saber qué material se necesita, ordenadores, pizarra, proyector, altavoces, etc.
- Si es una reunión comercial, de cierre de acuerdo, etc. Podemos colocar una mesa alargada.
- Si se trata de una reunión en la que se va a mostrar un nuevo producto o servicio, hacer seguimiento de la organización, una sesión formativa… para este tipo de reuniones lo mejor es el formato aula. Lo mejor sería utilizar sillas con pala, con una buena visión de la persona que informa y con espacio para tomar notas.
- Si será un discurso o una sesión informativa, o incluso también una formación, también podemos optar por formato anfiteatro, en las que el orador está situado en el centro y puede moverse hacia la pantalla dónde proyecta y hacia los asistentes. Además como los asistentes se pueden ver hay más interacción.
PREPARACIÓN DEL PONENTE
Este es un punto que depende totalmente de la empresa que expondrá la reunión. Es muy importante para que la conferencia sea un éxito dentro del tiempo establecido y que se desarrolle con total fluidez.
No en todos los tipos de reuniones se da el caso, pero en la mayoría podemos enviar en la convocatoria de cita los puntos a tratar, quién expondrá y el tiempo que cada uno dedicará.
MÁS OPCIONES A TENER EN CUENTA
Si será una reunión importante como una reunión de negocios, el cierre de venta… hay que tener en cuenta otros aspectos de la sala.
Recepción
Es un punto a favor si hay una recepción dónde dar la bienvenida a los asistentes. Si es agradable, luminosa y con algunos asientos dónde poder esperar, mejor.
Material de oficina y medios técnicos
Hay que garantizar que la sala está acondicionada con los medios técnicos necesarios, como enchufes para conectar el ordenador, proyector, pizarra, internet por fibra, puntero, papel y bolígrafos para tomar notas, para cada asistente, y si son con la imagen corporativa mejor, para que recuerden nuestro espacio y vuelvan.
Climatización
La sala debe tener un sistema de climatización para que las personas asistentes se sientan confortables. Es necesario que haya una temperatura agradable, ni mucho frío ni mucho calor.
Cátering o bebidas
Se agradece que haya algo de comer para que los asistentes puedan atender al 100% y no tengan hambre ni sed.
Un pequeño catering puede ayudar a que los asistentes estén más relajados y la reunión transcurra sin más distracciones.
Lo correcto sería marcar un horario y que las personas lo conozcan por la convocatoria de cita, cuándo se harán las pausas y si habrá catering.
Si la reunión no durará toda la mañana podría estar bien, por ejemplo, hacer un pequeño desayuno antes de empezar. Si en cambio se prevé larga y será hasta el mediodía sería más conveniente hacer una pausa en medio de la reunión.
Si no nos planteamos pedir un catering podemos ofrecer bebidas, como agua fresca, infusiones, tés o cafés.
En Espai114 puedes alquilar por horas La Sala para celebrar tus reuniones. La prepararemos con mimo y a vuestra medida para que todas vuestras fuerzas estén enfocadas en vuestra empresa y clientes.
Somos el Business Center de Badalona, para dar visibilidad y posibilidades a tu negocio.
En Espai114 juntos formamos un equipo; Queremos inspirarte y acompañarte.
