Cómo preparar una sala de reuniones

Desde Espai114 podemos ayudarte a que tus reuniones transcurran de una manera más fluida y que sea todo un éxito. En esta entrada te vamos a dar unos consejos para que pueda ser así. Toma los que necesites y ¡Adáptalos a tu reunión!

 

PREPARACIÓN DE LA SALA

Para esto debemos saber qué tipo de reunión vamos a dar: una reunión informativa, formativa, para llegar a un acuerdo, comercial, cerrar un acuerdo, creativa o para generar ideas…

Según sea de un tipo o de otro organizaremos La Sala de la forma más óptima posible. Además deberemos saber el número de asistentes para ordenar de una manera más precisa la sala y deberemos saber qué material se necesita, ordenadores, pizarra, proyector, altavoces, etc.

  • Si es una reunión comercial, de cierre de acuerdo, etc. Podemos colocar una mesa alargada.
  • Si se trata de una reunión en la que se va a mostrar un nuevo producto o servicio, hacer seguimiento de la organización, una sesión formativa… para este tipo de reuniones lo mejor es el formato aula. Lo mejor sería utilizar sillas con pala, con una buena visión de la persona que informa y con espacio para tomar notas.
  • Si será un discurso o una sesión informativa, o incluso también una formación, también podemos optar por formato anfiteatro, en las que el orador está situado en el centro y puede moverse hacia la pantalla dónde proyecta y hacia los asistentes. Además como los asistentes se pueden ver hay más interacción.

 

PREPARACIÓN DEL PONENTE

Este es un punto que depende totalmente de la empresa que expondrá la reunión. Es muy importante para que la conferencia sea un éxito dentro del tiempo establecido y que se desarrolle con total fluidez.

No en todos los tipos de reuniones se da el caso, pero en la mayoría podemos enviar en la convocatoria de cita los puntos a tratar, quién expondrá y el tiempo que cada uno dedicará.

 

MÁS OPCIONES A TENER EN CUENTA

Si será una reunión importante como una reunión de negocios, el cierre de venta… hay que tener en cuenta otros aspectos de la sala.

 

Recepción

Es un punto a favor si hay una recepción dónde dar la bienvenida a los asistentes. Si es  agradable, luminosa y con algunos asientos dónde poder esperar, mejor.

 

Material de oficina y medios técnicos

Hay que garantizar que la sala está acondicionada con los medios técnicos necesarios, como enchufes para conectar el ordenador, proyector, pizarra, internet por fibra, puntero, papel y bolígrafos para tomar notas, para cada asistente, y si son con la imagen corporativa mejor, para que recuerden nuestro espacio y vuelvan.

 

Climatización

La sala debe tener un sistema de climatización para que las personas asistentes se sientan confortables. Es necesario que haya una temperatura agradable, ni mucho frío ni mucho calor.

 

Cátering o bebidas

Se agradece que haya algo de comer para que los asistentes puedan atender al 100% y no tengan hambre ni sed.

Un pequeño catering puede ayudar a que los asistentes estén más relajados y la reunión transcurra sin más distracciones.

Lo correcto sería marcar un horario y que las personas lo conozcan por la convocatoria de cita, cuándo se harán las pausas y si habrá catering.

Si la reunión no durará toda la mañana podría estar bien, por ejemplo, hacer un pequeño desayuno antes de empezar. Si en cambio se prevé larga y será hasta el mediodía sería más conveniente hacer una pausa en medio de la reunión.

Si no nos planteamos pedir un catering podemos ofrecer bebidas, como agua fresca, infusiones, tés o cafés.

 

 

En Espai114 puedes alquilar por horas La Sala para celebrar tus reuniones. La prepararemos con mimo y a vuestra medida para que todas vuestras fuerzas estén enfocadas en vuestra empresa y clientes.

 

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En Espai114 juntos formamos un equipo; Queremos inspirarte y acompañarte.

 

Medidas de prevención para la vuelta a la oficina

Tal como dice el refrán, “mejor prevenir que curar”. En la situación actual, debemos tomarnos esta frase como una máxima ya que la mejor manera de evitar la infección por COVID-19 es tomar medidas de prevención.

A a continuación detallamos algunas recomendaciones para maximizar la seguridad durante el desarrollo de nuestra actividad laboral y la de nuestros trabajadores. Además en nuestra página de Lladó os dejamos adjunto el documento oficial.

 

  1. Empezando por el principio, en el trayecto hacia el lugar de trabajo, debemos evitar en la medida de lo posible el uso del transporte público, en el que se suelen producir aglomeraciones, sobre todo en horas punta.
  2. Si eres el propietario de la empresa, permite la flexibilización de los horarios de los trabajadores, para reducir la interacción y el contacto entre ellos, y también para evitar las horas puntas de desplazamientos en la ciudad. En el caso de nuestro coworking tenemos máxima flexibilidad 24/7 para que puedas adaptar tu horario como mejor te convenga.
  3. Informa conscientemente y/o añade señalización en la oficina que ayude a los empleados a recordar las medidas de seguridad y prevención tales como: la constante higiene de manos, la forma en la que se deben manejar tos y estornudos o el correcto uso de la mascarilla.
  4. Poner a disposición de los empleados agua y jabón, desinfectantes, pañuelos de papel y cubos de basura debidamente preparados para facilitar la desinfección.
  5. Mantener la distancia entre las personas de mínimo 1,5 metros y valorar la posibilidad de poner pantallas separadoras entre los trabajadores.
  6. Informar de la importancia de no acudir al centro de trabajo en caso de presentar tos leve o décimas de fiebre y comunicar-lo para poder poner en alerta a los compañeros de trabajo.
  7. Se deberán limpiar y desinfectar frecuentemente las superficies como mesas de trabajo, teclados y ratón de los ordenadores, pantallas de tabletas, mostradores, pomos de puerta o tiradores de cajoneras, microondas o neveras.

 

Tomando estas medidas como precaución en nuestra vuelta al lugar de trabajo, ya sea un coworking o una oficina, estaremos reduciendo al mínimo las posibilidades de exposición al virus y, por lo tanto, minimizando el contagio por el coronavirus SARS-CoV-2.

 

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Adicción al teléfono móvil en tiempos de coronavirus

La verdad es que hay muchas personas adictas al móvil y lo más probable es que aún no lo sepan, sobre todo porque se ha normalizado tanto su uso que no es raro ver a alguien caminando por la calle y mirando el smartphone.

Nomofobia es la palabra que define esta adicción y significa “miedo irracional de estar sin el teléfono móvil. Esta palabra proviene del inglés: “no mobile phone phobia”.

 

COMO SABER SI UNA PERSONA ES ADICTA A MÓVIL
  • Utiliza el teléfono móvil mientras ve la televisión o simplemente la tiene encendida, pero prestando atención sólo al teléfono.
  • La persona está constantemente pendiente del teléfono, incluso cuando está con más personas manteniendo una conversación.
  • Si la persona está nerviosa o irritada cuando no tiene el teléfono móvil cerca, si no tiene cobertura o se está quedando sin batería.
  • Cuando se llega a tener problemas físicos como contracturas musculares, ojos secos…
  • Roba sus horas de sueño para dedicarlas a las redes sociales.

 

Hay algunas apps para comprobar si eres adicto, que hacen una estadística de cuántas veces desbloqueas tu móvil. De esta manera puedes ver si realmente haces un uso excesivo.

 

TECNOLOGÍA Y CORONAVIRUS

En estos momentos que estamos viviendo, también existe el peligro al exceso de manipulación de este gadget.

Como consecuencia de la pandemia del Coronavirus las personas nos hemos tenido que confinar en nuestras casas y esto ha hecho que se paralizara prácticamente el mundo entero.

Las plataformas de ocio como Netflix o HBO tienen una gran cantidad de suscriptores durante estos días. Las escuelas y universidades, para realizar un seguimiento de las clases, utilizan programas como Blackboard o Google Classroom, y las empresas quieren estandarizar el contacto con sus empleados a través de reuniones a través de Teams, ya que la mayoría de las plantillas teletrabajan estos días.

Además de estas aplicaciones, junto con WhatsApp, Skype y similares nos están permitiendo estar en contacto con todo nuestro círculo social,distanizados por la cuarentena del Covid-19.

 

 

Por lo tanto, hay un gran número de personas conectadas durante la mayor parte del día por una razón u otra.

Así que, en este momento más que nunca, debemos estar atentos y hacer un uso responsable del teléfono móvil y la tecnología. Y es que “a mayor exposición, mayor riesgo”. Esto es lo que argumentan los especialistas en adicciones tecnológicas.

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Los beneficios de trabajar en nuestro coworking en Badalona

Trabajar en un coworking está en auge. En las ciudades como Badalona, con un precio de alquiler muy elevado, cada vez es más complicado tener un espacio propio. Pero, con este nuevo sistema en tendencia, conseguir un espacio para desarrollar tu actividad será mucho más asequible y, además, con muchos beneficios.

¿Quieres saber 6 beneficios que te aporta trabajar en nuestro coworking? ¡Sigue leyendo!

  • Comodidad y concentración.

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Los espacios profesionales te ayudan a organizar tu vida laboral y social creando una separación entre ellas y aumentando la eficiencia en el trabajo además de tu comodidad y bienestar. En nuestro espacio encontrarás todas las comodidades que necesitas y también el aislamiento que precisas para concentrarte.

  • La localización.

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La ubicación de tu empresa es muy importante. Desarrollar tu actividad desde casa conlleva muchos problemas más allá de los del trabajo. Por eso, Espai114 está ubicado en el centro de Badalona, a 10 min andando de los transportes públicos, líneas de autobús, metro y tren.

  • Networking.

En un coworking lleno de profesionales tu agenda de contactos aumentará exponencialmente. Además, sociabilizarás y eso te ayudará a mantener un mejor ambiente de trabajo. 
En nuestro coworking encontrarás profesionales de diferentes sectores con los que podrás crear beneficiosas sinergias.

  • Actualización.

Nuestro espacio coworking favorece la creatividad. La innovación e intercambio de información entre los profesionales te ayudan a mantenerte al día y actualizado.

  • Imagen de marca.

El espacio moderno, formal, profesional, tecnológicamente equipado y estéticamente diseñado de nuestro coworking ayudará a tu empresa a mejorar su imagen de cara a clientes o proveedores. Además, en Espai114, ponemos a tu disposición una gran sala multifuncional donde poder realizar reuniones o eventos.

  • Crea tu propio horario.

Nuestro coworking abre 24h/7 días a la semana, por lo que dispondrás de un horario flexible adaptado a tus necesidades.

 

Una vez analizadas todas las ventajas, ¿te animas a unirte a nuestro coworking y facilitarle a tu empresa el empujón que necesita? 
Mejora tu vida laboral y facilita tu vida social, con un perfecto espacio de trabajo con las mejores instalaciones.

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Coworking: la importancia de un buen espacio de trabajo

Trabajar en un coworking como el de Espai114 en Badalona te aportará todas las comodidades que detallamos más adelante.

El hecho de que trabajes de forma sencilla, con un ordenador en una mesa, no significa que lo que te rodee no tenga importancia. Los días se pueden hacer un poco largos, porque pasamos mucho tiempo en nuestros puestos de trabajo. Es importante poder estar en un espacio agradable. Trabajar en un buen ambiente puede incrementar nuestro rendimiento y mejorar nuestra concentración. Aquí puedes ver las 8 ventajas de trabajar en un coworking.

¿Cómo se consigue que un espacio sea perfecto para desempeñar tu trabajo?

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Organización y diseño

Aunque estés un par de horas concentrado en la pantalla del ordenador sin levantar la cabeza, trabajar en un espacio de trabajo ordenado puede ser la diferencia entre ser más o menos productivo. Cada persona tiene sus gustos a la hora de organizarse, pero todos coincidimos en que un buen espacio ha de tener un diseño limpio, que los elementos estén en armonía con el entorno, el mobiliario ha de estar correctamente distribuido, etc.

 

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Luz natural

La iluminación es un factor fundamental para un espacio de trabajo. Trabajar en un espacio con luz natural también puede hacer que seamos más productivos y que nos relacionemos mejor con nuestros compañeros. Una mala iluminación puede tener efectos sobre la capacidad de resolución de problemas o provocarnos fatiga ocular, incluso puede llegar a afectar a nuestra motivación. Sin duda, la luz natural es indispensable para crear un ambiente natural y agradable. Espai114 Coworking se encuentra a pie de calle y el local es acristalado, por lo que tenemos muy buena iluminación.

 

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Complementos

Queremos que nuestros coworkers cuenten con un espacio de trabajo agradable y que además tenga las facilidades que ellos necesitan. Una buena temperatura es clave a la hora de trabajar, y es que no es lo mismo estar en un sitio donde pasemos excesivo calor o frio, a trabajar en un ambiente con la temperatura ideal, por lo que un sistema de climatización efectivo no puede faltar. Y en una sala de reunión ocurre lo mismo, por eso en Espai114 contamos con climatización, tanto en el espacio Coworking, como en los despachos y sala de reuniones, la cual además, cuenta con proyector, máquina de café y agua. Además en el espacio Coworking se dispone de una impresora, microondas y una pequeña nevera para hacer la vida a nuestros coworkers un poco más fácil.

Sin duda alguna, la decoración, la luz natural y los complementos adecuados juegan un gran papel a la hora de crear un buen ambiente laboral, donde nos sintamos a gusto y podamos ser productivos. En Espai114 cumplimos estos puntos, ¿Tú también dispones de un espacio de trabajo como el nuestro?

 

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Cinco propóstitos clave para empezar el 2020

¿Estamos en febrero y aún no te has planteado nuevos propósitos al comienzo de la nueva década? Nosotros te ayudamos.

¡Es 2020, un año redondo, genial para plantear nuevas metas que nos ayuden a alcanzar el éxito! Para ello, es importante estar motivados, tener actitud y paciencia, ya que no todo lo podemos lograr a corto plazo.

Desde Espai114 creemos que tener unos cuantos propósitos establecidos puede ser una ayuda para mejorar como equipo de trabajo. Por eso te dejamos una serie de propuestas que puedes aplicar este 2020 para alcanzar el éxito de tu empresa:

1. Puesta en común. Después de cada día de trabajo, donde surgen diferentes situaciones y nuevas cuestiones, es bueno hacer un análisis. La mejor manera de hacerlo es reunir al equipo los últimos 10 minutos y compartir todos los incidentes que puedan haber surgido para sacar soluciones o conclusiones y así establecer un plan de acción si vuelven a suceder o tomar medidas para evitarlos.

 

2. Pausas activas. Es cierto que para trabajar bien deben tenerse ganas y motivación, pero también se debe tener energía. El rendimiento de un trabajador depende en gran medida de su estado de ánimo y su estado físico. Es importante y necesario hacer una serie de descansos durante las horas de trabajo. Poniéndonos en situación, si el trabajador ha pasado varias horas sentado frente al ordenador, sería aconsejable hacer una rutina de ejercicio de 5 minutos para activar el movimiento de las piernas, los dedos y la vista, por ejemplo, ya que habrán sido las partes del cuerpo que más se habrán utilizado. Aquí te dejamos algunos ejemplos.

 

3. Objetivos grupales. Sabemos que es importante establecer correctamente los objetivospara cumplirlos, pero es aún mejor estar todos satisfechos durante este proceso. Creando objetivos comunes para todo el equipo, podemos conseguir que los miembros se ayuden unos a otros y no hayan malentendidos u otras situaciones incómodas creadas por la rivalidad. De esta manera lograremos un ambiente de trabajo más cómodo.

 

4. Afterwork. La relación que se crea entre los trabajadores durante las horas de trabajo en la empresa no es la misma que en situaciones de ocio con amigos. Por lo general, los temas de conversación que surgen no favorecen que se cree un gran vínculo entre los trabajadores. Un gran propósito puede ser realizar cada mes o unas cuantas veces al año un afterwork; reunirse con todos los compañeros en un espacio que no sea la oficina o el sitio de trabajo. Por ejemplo, nuestra Sala Espai114 es perfecta para llevar a cabo este encuentro y para llevar a cabo diferentes actividades para desconectar del trabajo y crear un buen clima entre los compañeros.

 

5. Coworking. Si eres autónomo y trabajas desde casa, sabrás que a veces es difícil organizar un horario específico para enfocarte en el trabajo y, si se logra, a menudo surgen distracciones inesperadas que hacen muy difícil enfocarnos completamente en lo que estamos haciendo. La forma más fácil y eficaz de resolver esto es trabajar en un espacio coworking. Este tipo de espacios te proporcionan todas las comodidades que necesitas para desarrollar tu negocio en un entorno común de trabajo que te ayuda a concentrarte en tus proyectos.

Podríamos ampliar la lista con muchos otros propósitos para este año 2020, pero creemos que estos son unos objetivos para aumentar el bienestar de los trabajadores que te ayudarán a mejorar el rendimiento de tu empresa.

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Los errores más comunes a la hora de emprender

Creo que todos sabemos que emprender no es una tarea sencilla. Queremos emprender un proyecto, mostrarlo al público y que este tenga una buena recepción, pero ponerlo en marcha supone cometer errores, y aprender de ellos.

En este post queremos informarte de algunos de los errores más comunes a la hora de emprender.

 

1. No realizar un Plan de Negocio: Efectivamente, hay que tener ciertos conocimientos y herramientas para realizar correctamente un Plan de Negocio. Pero su importancia es tanta, que no puedes eludir este paso inicial. Deberás tener bien claro de qué fondos dispones para poner en marcha el negocio y de dónde los vas a obtener. También qué gastos vas a afrontar. Harás una previsión de ingresos y gastos que va a ser reveladora. ¡Es un gran ejercicio!

Si quieres que te enviemos un modelo de Plan de Negocio, escríbenos aquí: Quiero un Business Plan

2. Falta de visión a largo plazo: A la hora de iniciar un proyecto tenemos que tener en cuenta muchas cosas, y una de las más importantes es tener una previsión a corto y a largo plazo. ¿Las necesidades de la población se verán modificadas, o serán las mismas? ¿De aquí a 2 o 3 años el mercado será él mismo? ¿El producto o servicio que ofrezco seguirá siendo viable? Tener visión empresarial a largo plazo puede evitar que el lanzamiento de tu producto fracase.

3. Falta de comunicación: La comunicación es básica, y a la hora de ofrecer un producto debemos de saber comunicar y proyectar lo que queremos de este producto. Los clientes han de saber en todo momento que representas y que te diferencia de la gran competencia. La diferenciación es un punto clave para tener éxito.

4. Falta de liderazgo: Detrás de una empresa tiene que haber una persona capaz de dirigirla hacia el buen camino. Esta persona ha de ser un líder, y tiene que saber comunicar, además de tener una serie de conocimientos que ayuden al desarrollo del producto. Ha de ser perseverante, constante y tener buena actitud a la hora de afrontar nuevos retos y superar situaciones difíciles.

5. No aprender de nuestros errores. Es un error muy común, todos lo cometemos, y esto no es sinónimo de fracaso, todo lo contrario, nos brindará la oportunidad de aprender a hacer las cosas correctamente. No hay que rendirse fácilmente, se han de afrontar los problemas, y sobre todo, aprender de los errores y no volver a repetirlos.

Son varios los motivos por los cuales puede fracasar un emprendedor, pero la falta de comunicación, de liderazgo, el no tener en cuenta lo que puede suceder a largo plazo o no aprender de los errores son algunos de los errores más comunes. Si quieres que tu idea de negocio prospere, ten muy en cuenta lo explicado en este post.

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Cómo ampliar tus instalaciones sin hacer obras

Normalmente, cuando iniciamos un negocio, no tenemos espacio para tener una sala de reuniones o una en condiciones para poder hacer presentaciones de nuevos servicios o productos a nuestros clientes. No disponemos de facilidades para ofrecer cursos de formación para nuestros empleados ni para organizar convenciones de colaboradores o proveedores. Si nos encontramos en cualquiera de estos casos, no es necesario considerar hacer obras o buscar un nuevo local más grande con la incomodidad que eso nos supondría.

 

Cuando tenemos la necesidad de convocar una reunión y no tenemos dónde hacerlo, existe la posibilidad de alquilar una sala en otro lugar, que puede estar cerca de nuestro negocio o en un lugar determinado. La mejor opción es alquilarlo en un establecimiento diseñado específicamente para este uso. De esta manera será más fácil que el espacio esté equipado con todo lo que podamos necesitar: muebles, conexión a Internet, proyector, sistema de sonido, multimedia y mucho más.

Además, muchas de estas salas son modulables variando su disposición según nuestras necesidades en todo momento, siendo habitual que puedan adaptarse a diferentes propósitos: sala de reuniones, entrenamientos, talleres, exposiciones, etc.

 

En Espai114 te ofrecemos La Sala, nuestro espacio en Badalona, versátil y diáfano, diseñado especialmente para lograr diferentes funciones y adaptarse a los cambios y a todo tipo de necesidades. Está listo para acoger todo tipo de encuentros como reuniones, afterworks, conferencias, cursos, formación, eventos…

Además, te ofrecemos dos opciones; Alquilar sólo la sala privada o alquilar todo el espacio (dos plantas). Pídenos más información a través del formulario que encontrarás aquí.

 

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Nueva programación de cursos subvencionados en Badalona

En Espai 114, junto con Criteria, presentamos nuestra oferta de cursos subvencionados en Badalona para el año 2020.

Espai 114, centro de Negocios y Coworking,y Criteria,consultor en recursos humanos y formación, colaboramos un año más para llegar a la ciudad de Badalona nuestra oferta de Formación subvencionada.

Las acciones disponibles están centradas en las áreas de habilidades y de marketing. Así, los badaloneses y badalonesas que quieran mejorar sus habilidades personales y profesionales podrán formarse en “Inteligencia emocional“,”Herramientas de coaching“,”Programación neurolinguística“,”Resolución de conflictos“,”Mindfulness“y”Plan de marketing digital“, entre otros.

Estos cursos están totalmente subvencionados a través del Consorci per a la Formació Contínua de Catalunya y elServicio Público de Empleo Estatal (SEPE). Se dirigen de forma prioritaria a personas trabajadoras ocupadas, pero también pueden acceder autónomos y personas que estén en paro.

Las primeras acciones formativas comenzarán a finales de enero y se impartirán en las instalaciones del Espai 114, en la calle Francesc Layret, 114, 08911 Badalona. Cualquier persona que desee más información puede llamar al 934 646 210 o escribir a formacio@espai114.com.

Si quieres seguir ampliando tu formación, ¡no dudes en registrarte a través de nuestro sitio web!

 

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Coworking multicultural

Una de las características más notorias de los Coworking es la diversidad de perfiles que los utilizan. Y no solo hacemos mención a los tipos de profesionales, también nos referimos a la procedencia de ellos.

Trabajar en un ambiente multicultural nos puede ayudar a enriquecernos culturalmente y a mejorar notablemente los siguientes aspectos:

  • La comunicación: Normalmente en los espacios de coworking se hablan diferentes idiomas, esto puede ser una oportunidad para los que quieran aprender un idioma extranjero o mejorarlo si ya tienen una base.
  • Tolerancia: Trabajar con personas de diferentes nacionalidades nos ayuda y enseña a tener respeto hacia la diversidad. Tener tolerancia en estos casos nos ayudará a que nuestras relaciones laborales sean mejores y más fluidas, respetando las creencias o las opiniones de los demás.
  • Aprender cosas nuevas: Trabajar al lado de personas de otros países nos permite aprender cosas nuevas continuamente. Esto es así en lo profesional y en lo personal. Por ello es una oportunidad de crecimiento constante, por el mero hecho de estar en contacto con personas que han vivido lo que nosotros desconocemos.
  • La creatividad: está muy ligada a la comunicación, el aprender cosas nuevas y tener la mente muy abierta. Si tienes ganas de aprender sobre otras culturas, serás más receptivo a la hora de entender sus valores y esto te permitirá estimular tu creatividad.

 

Definitivamente trabajar en un ambiente multicultural es muy importante a la hora de avanzar profesionalmente; nos hace ser personas más tolerantes, respetuosas y nos enriquece en todos los sentidos. Por este motivo los espacios de Coworking tienen un valor añadido, ¡y en Espai114 somos testigos de ello!

 

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